Évolution logicielle

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À l’heure où les données sont plus accessibles et précises que jamais, bien choisir et optimiser ses logiciels de gestion n’a jamais été aussi important.

Les logiciels de gestion permettent d’accomplir des tâches spécifiques en lien avec la gestion d’un ou plusieurs aspects relatifs à une flotte de véhicules. Mais à quel genre de flotte s’adressent-ils?

«Un logiciel de gestion de flotte, ça peut être pour tout le monde», de dire Christian Wafer, consultant en gestion de flotte chez Flotte-Expert, qui précise que les prix sont modulés en fonction du nombre de véhicules ou de licences. Ainsi, plus la flotte est modeste, moins sa facture sera élevée.

«Savoir quoi regarder lorsque l’on choisit un logiciel de gestion de flotte est en apparence simple, mais c’est une très grosse question», poursuit-il. «La chose la plus importante, pour les flottes, c’est de définir leurs besoins pour pouvoir configurer le logiciel en conséquence.» Ainsi, beaucoup de flottes ne savent pas ce qu’elles veulent et vont utiliser très peu certains paramètres. Et selon M. Wafer, si les flottes ne savent pas ce qu’elles veulent, elles risquent d’acheter la mauvaise solution et seront coincées avec.

Intégration des systèmes

Certaines compagnies développent des systèmes intégrés permettant d’incorporer les différents logiciels d’une entreprise (par exemple la paye, l’entretien mécanique et les heures de service) en un seul système.

Évidemment, certains systèmes sont plus puissants que d’autres. Mais selon M. Wafer, aucun système intégré n’est parfait. «Les systèmes intégrés ne sont pas spécialisés et aucun d’entre eux n’est bon dans tout», explique-t-il, précisant qu’il n’y a pas de modèle idéal unique. «La recette magique n’existe pas et on doit y aller au cas par cas.»

Il ajoute cependant que dans la majorité des cas, les systèmes intégrés constituent la meilleure option qu’une flotte puisse choisir. «Malgré quelques petites lacunes, ces systèmes fonctionnent très bien», de dire M. Wafer. «Il n’y a pas de bogue et vous n’aurez aucun problème de compatibilité. Si on utilise des logiciels différents, ils vont devoir se parler et ça pourrait poser problème. Mais au final, ça reste une décision d’affaires.»

Situé à Lévis, Transport YN.-Gonthier couvre l’ensemble du Canada et des États-Unis. Depuis 2005, le transporteur fait appel à Unicom, qui conçoit, développe et distribue des logiciels spécialisés s’adressant à l’industrie du transport. Unicom prend en charge plusieurs activités de l’entreprise, y compris la répartition. «Grâce au logiciel, tous les départements sont reliés», de dire André Bissonnette, responsable de la conformité, ajoutant que la simplicité et l’efficacité sont les caractéristiques les plus importantes à retrouver dans un bon logiciel.

Le transporteur fait également appel aux solutions d’Isaac Instruments, notamment pour la gestion des coûts et des heures de service. «Isaac permet une bonne communication avec le logiciel d’Unicom», explique-t-il. «Avec tous les rapports possibles, je peux faire un suivi en moins de 24 heures avec les chauffeurs.»

Programmation à l’interne

Les services logistiques Trans West est un exemple à suivre à bien des égards. Que ce soit en matière de sécurité, d’efficacité énergétique et même d’alimentation des employés, le transporteur cherche toujours à se surpasser.

Trans West utilise principalement deux logiciels pour sa gestion de flotte : MIR-RT pour la maintenance et TruckMate pour le reste des activités de la compagnie (gestion des opérations, comptabilité, prise de commande, télécommunications, etc.). «On voulait se spécialiser en maintenance pour optimiser notre garage, alors on a choisi MIR-RT pour sa simplicité d’utilisation», de dire André Boisvert, vice-président – Développement technologique. «Pour les mécaniciens, MIR-RT est un logiciel convivial et simple à utiliser.»

Les deux logiciels sont incompatibles mais sont capables de se «parler» grâce à des interfaces développées à l’interne. «On fait beaucoup, beaucoup de programmation à l’interne», poursuit-il. «Où l’informatique a des limites, c’est là qu’on fait de la programmation. Les mêmes logiciels sont vendus à des flottes de citernes, de conteneurs, de remorques frigorifiques… La clé du succès, c’est de pouvoir modéliser des logiciels généraux pour sa compagnie.»

Évidemment, toutes les flottes n’ont pas ce genre de ressources ou de connaissances.

«Souvent, les gens en programmation ne connaissent pas le transport. Et les gens qui font du transport ne connaissent rien en informatique. Nous, on avait le lien entre les deux», de dire l’ancien camionneur qui a par la suite étudié en ingénierie, et qui a même travaillé sur le logiciel TruckMate. «On connaissait le logiciel par cœur, on connaissait ses lacunes et on savait exactement quoi faire avec.»

Embarras du choix

Pour faire un choix éclairé, Christian Wafer suggère de rencontrer beaucoup de gens. «Allez voir les vendeurs et posez-leur beaucoup de questions», a-t-il dit, ajoutant que les vendeurs devraient avoir des noms de clients à donner en référence. «Demandez-leur une liste de clients et contactez-les pour savoir comment ça fonctionne. Il faut savoir ce qu’on veut pour avoir une implantation réussie.»

Du côté de Trans West, le choix de la solution dépend de la grosseur de la flotte et de ses ressources, notamment la présence (ou l’absence) de préposés à l’informatique à l’interne. «Si ce n’est pas le cas, il faudrait peut-être opter pour une solution tout-en-un», de dire Christian Tremblay, directeur de l’informatique.

«Plus ça va, plus le travail à la maison doit être accessible pour les employés dans les bureaux», poursuit André Boisvert. «Nos logiciels et notre structure facilitent ça, et les mêmes fonctionnalités et applications sont accessibles de la maison ou du bureau.»

Plus que jamais, l’intégrité des données est un sujet d’actualité. Le réseau d’une entreprise doit être très bien protégé, surtout si des employés travaillent de la maison. «Combien valent nos données? Est-ce qu’on les laisse sur le cloud?», demande M. Boisvert. «Une liste de noms de chauffeurs, ce n’est peut-être pas aussi en demande qu’une liste de numéros de cartes de crédit, mais pour nous c’est très important et on ne veut pas que l’information se promène partout.»

Même lorsque la gestion de flotte est informatisée, l’erreur reste humaine. C’est pourquoi André Bissonnette recommande un système de correction très efficace. «Pour optimiser la gestion de flotte informatisée, il faut aussi donner une formation à tous les employés et faire un bon suivi, continuellement.»

Selon M. Wafer, beaucoup de transporteurs ne sont pas en contrôle de la gestion de leurs opérations quotidiennes. «Ils se disent qu’un logiciel va les aider, mais un logiciel ne fait que reproduire les méthodes de travail et la structure déjà en place», explique-t-il.

«On peut maintenant valider la température d’un chargement à distance», de conclure André Boisvert», selon qui le futur du transport va passer par l’informatique. «Le prix des voyages a atteint un plateau. La seule façon de travailler sur nos coûts, pour l’instant, c’est grâce à l’informatique.»

Alors que la technologie progresse à vitesse grand V, MM. Boisvert et Bissonnette croient que les compagnies qui développent des logiciels de gestion de flotte devront accepter de collaborer les unes avec les autres pour offrir une meilleure compatibilité entre leurs produits.

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