À l’ère de la COVID, la gestion des opérations dans le Nuage prend son envol

Il est plutôt rare, dans un contexte pandémique, qu’on puisse y percevoir un point positif. Pourtant, les confinements successifs et le télétravail généralisé ont forcé les organisations à trouver des solutions technologiques nouvelles et adaptées à leurs exigences de productivité. C’est ici que la gestion des opérations en mode Nuage (le Cloud) est devenue une alternative séduisante pour un nombre croissant de transporteurs et entreposeurs.

Pourquoi ?

Parce que cette façon de gérer les opérations permet une plus grande flexibilité organisationnelle, une productivité accrue de la part des employés, une réduction des pertes de temps, une intégration totale de ses activités ainsi qu’une protection totale de ses données névralgiques. Mais tout cela n’est possible qu’à la condition de choisir un hébergeur qui saura préserver et rendre accessibles ses données en tout temps.

Qu’est-ce que le Nuage?

Mais commençons par le commencement. Qu’est-ce que le Nuage ? Ou, comme le disait en riant le président de Céritar technologies, Louis-Philippe Sicard : « C’est où le Cloud ? » Portant en effet à confusion, le terme Nuage ne doit cependant pas être pris au sens strict.

En fait, le Nuage est une métaphore pour dire que les données, une fois stockées chez un hébergeur externe, sont accessibles aux employés et employeurs, et ce peu importe où ils se trouvent dans le monde. « C’est simplement, nous disait le consultant senior en transport Luc Gervais, un serveur que l’hébergeur accepte de garder chez lui. »

Un serveur externe, donc, qui donne accès, au moyen d’un seul ordinateur (tablette ou téléphone cellulaire), d’une connexion Internet, d’un logiciel, d’un identifiant et d’un mot de passe, aux données de l’entreprise à distance. « Le Nuage permet une gestion plus flexible des employés (temps partagé, télétravail), ce qui permet à l’organisation de réduire ses espaces de bureau et ses frais d’opération généraux, note M. Sicard dont la compagnie, qui est un éditeur de logiciels basé à Longueuil, en Montérégie québécoise, a suivi cette tendance en réduisant la dimension de ses propres bureaux durant la pandémie.

Choisir le logiciel adapté

Une fois disponibles, les données, qui sont versées dans un serveur via le Nuage, doivent être organisées et centralisées afin que les employés, selon leur niveau d’autorité ou de responsabilités, puissent avoir accès, en temps réel, aux informations qui les concernent.

Pour ce faire, il existe sur le marché plusieurs logiciels qui peuvent intégrer, ou non, toutes les données de l’organisation. Selon la complexité de ses besoins.

« Un système ERP (Enterprise Resource Planning), par exemple, est un type de logiciel qui regroupe toutes les fonctions de l’entreprise au même endroit », précise M. Gervais dont un des deux mandats professionnels est de faire une analyse objective des besoins de l’organisation en transport avant de lui proposer des solutions adaptées.

Que ce soit l’inventaire, les comptes recevables et payables, la comptabilité, les pièces, la paie, les achats, la gestion de la performance, des risques, des stocks et de la conformité, l’entreposage, les opérations de logistique, compte fournisseur, état des résultats, le garage, la répartition ou les taxes sur le carburant, une plateforme exploitée via le Nuage peut intégrer, en temps réel, tout ce qui autrement est cloisonné par chaque département.

Le gestionnaire d’un entrepôt peut, par exemple, vérifier, en temps réel, les mouvements de marchandises même s’il se trouve à Paris, Tokyo ou Moscou. Même réalité d’un employé qui bosse de chez lui.

« Un patron qui voudrait voir les comptes à recevoir doit normalement se déplacer physiquement au bureau de la comptabilité, demander à faire imprimer le document avant de remonter à son bureau. Avec la gestion en mode Nuage, il pourra avoir un accès direct et en temps réel à toutes les données de tous les départements de l’entreprise grâce à son ordinateur de bureau, d’une connection Internet et d’un accès à son logiciel via le Nuage, » précise M. Gervais.

Bien choisir son logiciel

Le logiciel. Carte maîtresse dans la gestion de ses opérations en mode Nuage, le logiciel est l’outil central autour duquel il est possible de bonifier l’efficacité, l’accessibilité, la sécurité, l’organisation et la productivité. Les variables logicielles sont très nombreuses et personnalisables, mais on peut en dégager deux grandes familles en ce qui a trait au transport : la solution générique à grand volume et la solution personnalisée.

M. Sicard, dont l’entreprise est spécialisée dans la conception de logiciels pour le transport et l’entreposage, précise : « Une entreprise dont le volume est plus élevé et en croissance voudra un logiciel personnalisable. Cette solution est généralement privilégiée par les petites entreprises en transport et en entreposage. »

« Une petite organisation, nous disait Patrick Millard de Millogiciels, n’a pas nécessairement les moyen de s’acheter un serveur et un logiciel pour gérer ses opérations quotidiennes. L’accès au stockage de ses données sur le cloud à moindre coût et adapté à ses besoins devient alors une solution valable. »

La solution personnalisée, plus chère et complexe, sera habituellement considérée par des entreprises dont les activités profitent d’une intégration complète de leurs différentes divisions. C’est ici que la gestion intégrée en mode Nuage peut retirer plusieurs avantages organisationnels.

Les solutions logicielles offertes par les éditeurs sont aussi nombreuses et adaptables qu’il y a d’exigences organisationnelles, de complexité dans la gestion et de budget disponible pour intégrer les opérations informatiques à l’interne ainsi que l’arrimage avec les logiciels de partenaires externes.

Une fois le bon logiciel choisi, le gestionnaire devra se poser la question de l’hébergeur, la sécurité et la disponibilité de ses données.

Nuage privé ou Nuage public, telle est la question

À cette question, Sylvain Pruneau de chez C.A.T. répond : « le Cloud privé est lorsque tu confies tes propres serveurs à un hébergeur externe, alors que le Cloud public est le lieu où les serveurs de l’hébergeur servent à stocker tes données. » Pour le directeur, technologies de l’information au sein de cette entreprise de transport situé à Coteau-du-Lac, en Montérégie, le choix relève de la stratégie de chaque entreprise et des besoins spécifiques qu’elle cherche à combler.

Déjà que C.A.T. Global (division courtage en camionnage), la téléphonie, la gestion des courriels et des réunions ainsi que de la comptabilité ont été transférées en mode Nuage selon différentes solutions technologiques – hébergement chez le fournisseur du logiciel (Mercury) pour le courtage, la compagnie montréalaise Voxsun pour la téléphonie via Internet, Microsoft et Office 365 pour les courriels et les réunions, et son hébergeur Azur pour la comptabilité – C.A.T. est présentement en réflexion pour décider si un investissement de quelques centaines de milliers de dollars en serveurs est requis.

Centralisation de son infrastructure

« Nous sommes rendus à cette étape : centraliser, dans une seule infrastructure, les informations et les serveurs de toutes nos compagnies disséminées un peu partout en Amérique du Nord. Ce choix sera fait entre le Cloud privé, une gestion directement dans nos locaux ou totalement dans un Cloud public. Mais à ce jour, notre réflexion indique qu’il y a 95% de chances que toute notre infrastructure soit installée hors de nos bureaux. »

Pour Luc Gervais, le choix de centraliser les données et le logiciel de gestion d’une entreprise à un tiers externe est plein de bon sens. « Le Cloud est rapide, sécuritaire, efficace et économique. Tu n’as pas besoin de licence pour les logiciels, pas d’équipe en technologie de l’information à l’interne qui s’occupe des technologies de l’information, pas de mise à jour à faire et pas d’investissement périodique. »

Ce que confirme Louis-Philippe Sicard : « L’avantage du Cloud est que la technologie (performance, stockage, fonctionnalités, sécurité) est régulièrement mise à jour par l’hébergeur et/ou l’éditeur de logiciels. Contrairement à la solution à l’interne, où la technologie peut rapidement devenir désuète, trop évoluée ou très difficile à supporter pour un petit système, le Nuage tend à diminuer les ressources à l’interne et/ou les sous-traitants dont le mandat est justement de mettre périodiquement les solutions de l’entreprise à niveau. »

Cybersécurité

Outre les coûts mensuels déboursés par l’entreprise pour l’utilisation qu’elle fait du Cloud – nombre d’utilisateurs, quantité utilisée de bandes passantes, complexité du logiciel de gestion, etc. – la question de la cybersécurité demeure au centre de la décision de confier, ou non, ses données à l’externe.

Est-ce que je peux me faire voler mes données ? Est-ce que je pourrai toujours avoir accès, en temps réel, à mon logiciel ? Est-ce que l’hébergeur est fiable ? Toutes ces questions ont été posées à nos quatre spécialistes. Les réponses, fort heureusement, vont toutes dans le même sens : c’est sécuritaire, mais il faut bien faire ses devoirs AVANT de signer un contrat avec un hébergeur.

Patrick Millard indique que « l’hébergeur s’engage légalement à rendre disponibles et sécuritaires les données qui lui sont confiées, et ce en tout temps. Du côté de Louis-Philippe Sicard, dont les données de clients canadiens, étasuniens et européens sont hébergées respectivement par des sous-traitants externes au Canada, aux États-Unis et en Europe, la norme de cybersécurité CR4 est obligatoire.

La norme CR4

La norme CR4 implique que les serveurs sont redondants, que les liens sont redondants et que les infrastructures sont physiquement et numériquement protégées. Si l’hébergement du serveur et des données se fait dans les bureaux de l’entreprise, alors elle seule est responsable de sa gestion.

Pour Luc Gervais, le contrôle des données et leur protection contre les cyberattaques (hacking) passe, pour une compagnie canadienne, par un hébergeur canadien. « Aux États-Unis, c’est un peu plus risqué qu’au Canada, dit-il, là où la propriété intellectuelle est mieux protégée ici. »

Dans le cas de C.A.T., Sylvain Pruneau estime que sa compagnie est, à ce jour, bien protégée contre les « hackers. « On a fait nos devoirs, et on reste constamment aux aguets concernant les nouvelles menaces potentielles. On s’est d’ailleurs assuré, grâce à un audit récent avec une compagnie spécialisée en cybersécurité, que nos procédés sont bons et que les améliorations à faire ont bien été identifiées. Je suis personnellement convaincu qu’avec une redondance dans un deuxième centre de données, nos données seront toujours en sécurité. »

La redondance

« La redondance, nous explique M. Pruneau, est une copie des données qu’on transfère d’un « data center » à un autre (d’une même compagnie, mais dans une autre ville, province, État ou pays) en quelques nanosecondes seulement. Cette protection supplémentaire réduit les risques qu’une cyberattaque plombe les données et empêche l’entreprise de fonctionner normalement.

Généralisée parmi les hébergeurs reconnus, « cette pratique, nous dit encore M. Sicard, permet de réduire les risques pour le transporteur et l’entreposeur. C’est d’ailleurs une très bonne question à poser à l’hébergeur ou l’éditeur de logiciels avant de s’engager financièrement : Où seront stockées mes données, et par qui ? »

C’est précisément ici que l’avantage de la gestion des opérations en mode Nuage prend tout son sens. « Tu payes ton utilisation avec des mensualités. En échange, l’hébergeur t’offre de réduire considérablement les risques de piratage informatique en s’engageant, au quotidien, à assurer la meilleure protection de tes données. Comment ? En appliquant à l’interne les meilleures pratiques en matière de cybersécurité. Tu peux alors te concentrer sur la productivité, l’efficacité et la croissance de tes activités professionnelles, termine M. Pruneau.