Annulation des rassemblements : les associations tiennent le coup

Alors que les vaccins contre la COVID-19 font apparaître une lueur d’espoir pour 2021, de nombreux secteurs sont toujours paralysés par la pandémie. C’est notamment le cas des associations de réseautage, contraintes d’annuler tous leurs rassemblements en personne pour se conformer aux restrictions visant à ralentir la propagation de la maladie.  

Sans surprise, 2020 a été une année difficile pour le Club de trafic de Montréal (CTM), dont le programme d’événements a été mis en pause en raison de la COVID-19.

Il y a quelques années, le conseil d’administration a décidé de créer et de maintenir un fonds d’urgence. «Aujourd’hui, nous sommes très heureux de notre décision!», nous a confié Maryna Cheroshnykova, directrice générale du CTM. «Le support gouvernemental nous a également permis de maintenir nos opérations. Nous avons, bien sûr, réduit toutes nos dépenses pour assurer la santé financière du Club pour les années à venir.» 

Afin d’aider ses membres à rester connectés, le Club de trafic de Montréal a organisé plusieurs événements en ligne au cours de l’année. «Cette expérience nous a encouragés à poursuivre notre aventure virtuelle», d’ajouter Mme Cheroshnykova, précisant qu’un programme a été développé pour l’année 2021. «Nous avons mis en place des outils qui permettent à nos membres de se joindre à la conversation sur des sujets d’actualité et de réseauter avec des partenaires de la chaîne d’approvisionnement. Bien sûr, nous avons hâte de voir nos membres participer à des événements en présentiel dès que la situation nous le permettra.»

Le CTM a également organisé une série de campagnes par courriel et sur les réseaux sociaux pour partager ses nouvelles et celles de ses membres et partenaires. «Nous avons organisé une série de réunions virtuelles entre nos membres pour trouver ensemble des solutions et partager leurs opinions», de poursuivre Mme Cheroshnykova. «En tant que groupe, nous croyons en une source d’intelligence collective et de collaboration. Cela nous a permis d’être un lien important pour nos membres et collaborateurs.»

Le Club a donc l’intention de poursuivre sur cette voie en organisant une grande partie de ses événements en mode virtuel, et ce, jusqu’à ce que la situation permette de trouver les meilleures solutions.

En ce qui concerne les commanditaires, la directrice générale du CTM assure qu’ils ont décidé de maintenir leur investissement.

«Nous sommes très privilégiés d’avoir nos fidèles membres, collaborateurs et partenaires. Nous sommes ravis de voir leur engagement renouvelé en 2021!»

Maryna Cheroshnykova, directrice générale du CTM

Malgré la pandémie, Mme Cheroshnykova ne croit pas que la survie de l’association est menacée. Au contraire, elle considère la situation comme un défi à relever et, par conséquent, une occasion d’apporter des changements. «Albert Einstein a dit : Au milieu de chaque crise se trouve une grande opportunité», conclut-elle. «Le monde change rapidement, nous devons nous réinventer chaque jour. Les associations doivent suivre leurs membres dans ce changement et offrir à leurs clients des opportunités innovantes.»

CTCQ

Le Comité technique de camionnage du Québec (CTCQ) a également été contraint d’annuler tous ses événements. «Dans les faits, nous avons simplement mis sur pause nos activités avec la ferme intention de reprendre là où la pandémie nous a obligé à arrêter», de préciser le conseil d’administration du CTCQ.

Heureusement, même s’il n’y a pas de revenus ni d’événements, les frais fixes du Comité demeurent relativement bas. En attendant le retour d’une quelconque forme de normalité, le lien avec les membres est gardé grâce aux communications par courriel et aux magazines spécialisés.    

Quant à savoir si les commanditaires maintiendront leurs commandites, le conseil d’administration du CTCQ admet qu’il s’agit d’une question délicate. «Nous ne l’avons pas encore mis à l’épreuve, donc nous n’avons pas vraiment de réponse. Mais nous gardons espoir que les gens seront contents de reprendre un réseautage en présentielle et que les commanditaires suivront.» 

Un certain optimisme plane donc au sein du Comité. Pour l’instant, les événements de l’automne prochain, c’est-à-dire le congrès et le gala, sont toujours au programme. Comme dans bien des cas, les réservations ont simplement été déplacées d’une année.

«Pour l’instant, nous ne le croyons pas que la pandémie menace la survie de l’association. Nous allons prévoir une bonne mise en valeur de nos événements dès qu’il sera possible de reprendre, et nous espérons que nos membres nous suivront.»

CPTQ

Du côté du Club des professionnels du transport Québec (CPTQ), une association essentiellement basée sur le réseautage, seule la traditionnelle Soirée de ski a eu lieu en 2020, alors que nous étions loin de connaître l’ampleur de ce qui nous pendait au nez.

«Les pertes sont considérables si l’on tient compte du fait que nous sommes une association à but non lucratif, ce qui signifie que nous ne pouvons pas garder beaucoup de réserves financières à chaque année», explique Raymonde Legendre, coordonnatrice et trésorière du CPTQ. «D’autant plus que nous avions investi beaucoup d’argent en 2019 afin d’offrir un nouveau site web à nos membres et en faisant produire des items corporatifs donnant plus de visibilité lors de nos événements pour nos partenaires annuels. Ces montants furent considérables pour une association comme la nôtre.»

De plus, même si de nombreux partenaires ont choisi de maintenir leur commandite, certains ont préféré ne pas souscrire à leur partenariat annuel.

«Nous avons réservé des dates avec certains endroits sans pour autant nous commettre financièrement», précise Mme Legendre, au sujet des réservations de salles et d’hôtels qui doivent être faites des mois à l’avance. «Nous avons créé des liens de confiance avec nos fournisseurs et ils comprennent très bien notre situation. Donc, pour l’instant, ce sont des dates au calendrier et à confirmer ultérieurement.»

Elle ajoute que certains événements sont impossibles à envisager au moment d’écrire ces lignes.  «Les vaccins tant annoncés nous donnent un peu d’espoir mais pouvons-nous réellement envisager une soirée de homards en mai, par exemple?», demande-t-elle. «La réponse immédiate est non. Par contre, nous tentons fort de réaliser quelques-uns de nos événements tout en restant très réalistes et en sachant pertinemment que la sécurité de nos membres demeure la priorité.» 

Elle ajoute que la vraie question est de savoir si les participants seront au rendez-vous.

«La planification est une chose, mais la conviction de nos membres de se sentir en sécurité lors d’un événement est à confirmer.»

Quant à savoir si la pandémie menace la survie de l’association, Raymonde Legendre admet que la situation demeure préoccupante. «Mais nous ne voulons pas être alarmistes et nous avons confiance en nos membres», tempère-t-elle. «Hé oui, la survie du CPTQ dépend en grande partie de la fidélité de ses membres. Nous croyons fort qu’ensemble, nous pourrons dire : nous avons vaincu! Le CPTQ est dans le cœur des gens depuis maintenant 73 ans, nous espérons ardemment qu’il y restera encore pour des décennies.»

SSTQ

Michael Bélanger, président de la Société des surintendants de transport de Québec (SSTQ), indique que l’association a perdu plusieurs membres depuis le début de la pandémie. «Ce n’est pas énorme mais ça parait», précise-t-il. «On a surtout perdu des membres associés, c’est-à-dire des fournisseurs. Du côté des membres actifs, c’est resté pas mal pareil.»

Pour l’instant, toutes les réservations au nom de la SSTQ ont été décalées d’un an. Mais si la situation devait perdurer, M. Bélanger ignore s’il sera possible de les décaler à nouveau. «On va peut-être perdre des dépôts, on ne le sait pas», explique-t-il, ajoutant que l’association va suivre les recommandations de la santé publique. «Le golf, par exemple, on aurait pu le faire parce que c’est à l’extérieur, mais on ne pouvait pas faire le souper après. On a décidé de tout annuler parce qu’une journée de golf sans pouvoir se réunir après, ce n’est vraiment pas pareil.» 

Comme tout le monde, M. Bélanger se questionne sur l’après-COVID. «Qu’est-ce qu’on va faire à partir de maintenant?», demande-t-il. «Est-ce que les gens vont vouloir participer à des soupers de 350 personnes? Est-ce qu’on va organiser plus d’événements avec moins de monde? On a beaucoup de questions mais pas de réponses pour le moment.»

La SSTQ envisage d’accroitre sa présence en ligne, notamment grâce à la diffusion en direct sur Facebook (Facebook live) ou à des capsules préenregistrées. Le président de l’association émet toutefois quelques réserves. «On pense beaucoup aux activités en ligne mais les gens commencent déjà à être saturés des meetings sur Zoom, Skype et d’autres plateformes du genre», prévient-il. «Il faut faire attention avec ça, mais c’est quelque chose qu’on envisage sans aucun doute.»   

Quant à l’avenir de l’association, M. Bélanger souligne qu’il n’est pas menacé à court terme. «On a la chance d’avoir une association en santé et on a même un petit fond de réserve», explique-t-il, ajoutant que les dépenses sont minimes en raison de l’absence d’activités. «Mais à long terme c’est dur à dire, et on ne sait pas combien de temps tout ça va durer.»